Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения icon

Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения




НазваниеИнструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения
страница3/7
Дата14.01.2013
Размер1.05 Mb.
ТипИнструкция
источник
1   2   3   4   5   6   7
1. /в помощь делопроизводителю/nomenkl_del.doc
2. /в помощь делопроизводителю/prikaz_o_komandirovke.doc
3. /в помощь делопроизводителю/prikaz_o_pooschrenii.doc
4. /в помощь делопроизводителю/prikaz_o_prieme.doc
5. /в помощь делопроизводителю/prikaz_ob_otpuske.doc
6. /в помощь делопроизводителю/prikaz_ob_uvolnenii.doc
7. /в помощь делопроизводителю/protokol_EK.doc
8. /в помощь делопроизводителю/protokol_primer.doc
9. /в помощь делопроизводителю/shtat_raspis.doc
10. /в помощь делопроизводителю/ДЕЛОПРОИЗВОДСТВО РДНТ.doc
11. /в помощь делопроизводителю/Номенклатура новая ДНТ.doc
12. /в помощь делопроизводителю/Првила внутреннего распорядка.rtf
13. /в помощь делопроизводителю/должностная инстр. директора.doc
14. /в помощь делопроизводителю/памятка личн дела.rtf
15. /в помощь делопроизводителю/персон данные/ПОЛОЖЕНИЕ О ЗАЩИТЕ ПЕРС ДАН.doc
16. /в помощь делопроизводителю/персон данные/Примерная форма положения о защите, хранении, обработке и передаче п.rtf
17. /в помощь делопроизводителю/персон данные/Примерная форма положения о работе с персональными данными работника.rtf
18. /в помощь делопроизводителю/персон данные/Составляем положение о защите персональных данных (Н. Толбухина, 'Ка.rtf
19. /в помощь делопроизводителю/персон данные/пр о наз тр кн.doc
20. /в помощь делопроизводителю/приказ об утверждении номенк.rtf
21. /в помощь делопроизводителю/формы журналов-.doc
Примерная форма номенклатуры дел структурного подразделения
Приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку
Приказ (распоряжение) о поощрении работника
Приказ (распоряжение) о приеме работника на работу
Приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику
Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора
Протокол 20 г г. №
Протокол " " 20 г. № г. (указать название)
Расписание Унифицированная форма № т- 3 Утверждена постановлением Государственного комитета РФ по статистике от 05. 01. 04 №1
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения
Государственное учреждение культуры «Чувашский республиканский Дом народного творчества»
Правила внутреннего трудового распорядка в (наименование организации)
Должностная инструкция директора Общие положения
Памятка по ведению личных дел в организациях Нам часто задают вопросы из организаций как правильно формировать личные дела работников и нужно ли его вести
Положение о защите персональных данных работников
Положение о защите, хранении, обработке и передаче персональных данных работников на
Положение о работе с персональными данными работника
Положение о защите персональных данных
О назначении лица, ответственного за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек
Приказ №3 Шупашкар хули
Личного дела Фамилия, имя, отчество

Отправлено письмо от 27.02.2009 № 43

В дело 01-09




Личная подпись


06.03.2009

или

Издан приказ от 06.03.2009г. №16

«О создании аттестационной комиссии»

В дело №01-01


Личная подпись

06.03.2009


Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.


3.3.19. Отметка о поступлении документа в учреждение располагается в правой нижней части первого листа документа и состоит из порядкового номера и даты поступления (при необходимости - часы и минуты):

№ 01-10/102

09.01.2009


3.3.20. Идентификатор электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, установленные в учреждении.

Идентификатор электронной копии документа проставляется в момент подготовки документа и включает в себя данные, необходимые для поиска документа.

Реквизит может включать в себя имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество экземпляров, количество страниц документа.

Отметка может дополнятся другими поисковыми данными в зависимости от особенностей информационных систем учреждения.


3.4. Требования к тексту документа


Текст документа должен содержать достоверную и аргументированную информацию, изложенную ясно, убедительно, кратко. Текст оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста, а также путем комбинирования этих форм.

Объем (текст) писем, факсов не должен превышать более одной страницы. Размер текстов контрактов и договоров не ограничивается. Краткость текста достигается лаконичностью изложения, заменой сложных предложений простыми, исключением повторений и излишних подробностей. Формулировки служебных документов должны быть точными, безупречными в юридическом отношении, не допускающими двояких толкований. Стиль изложения служебных документов должен быть нейтральным, желательно уважительным и доброжелательным.

Тексты распорядительных документов и писем состоят, как правило, из двух частей: в первой части указываются основания или причины составления документа, во второй - излагаются решения, распоряжения, предложения, мнения, выводы, просьбы. Если же содержание документа не нуждается в пояснении и обосновании, текст может содержать одну заключительную часть.

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации-автора, дата, номер, заголовок к тексту. Если принимаемый документ отменяет или изменяет ранее принятый акт или его отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Если сплошной связанный текст содержит несколько решений, выводов и т.д., его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты которые нумеруются арабскими цифрами. Номер раздела должен состоять из одного числа: 1, 2, 3, 4 и т.д. Номер подраздела от соответствующего раздела отделяется точкой: 1.1; 2.10. Номер пункта от соответствующего подраздела также отделяется точкой: 1.1.14., 2.6.9. и т.д.

Текст в форме анкеты применяется при изложении цифровой или словесной информации об одном объекте по определенному набору показателей. Анкетные тексты применяются в кадровых документах. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Тексты в форме таблицы применяются при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Таблицы применяются в плановых, отчетных, финансовых и некоторых других документах. Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, а на следующих страницах печатаются только номера этих граф.


3.5. Особенности подготовки и оформления

отдельных видов служебных документов


3.5.1. Устав является юридическим актом, оформляющим образование учреждения и определяющим его структуру, функции и правовое положение.

Устав включает следующие реквизиты:

наименование учреждения, образование которого оформляется уставом;

наименование вида документа (устав);

дата и место издания;

текст устава, который включает логически законченные разделы, содержащие:

общие положения (правовой статус, подчиненность, сведения о месте нахождения, правовые и нормативные документы, которыми регулируется деятельность);

основные задачи;

организационная структура и функции;

права и обязанности;

руководство;

организация работы, служебные и хозяйственные взаимоотношения и связи;

финансовая и материальная база;

трудовые отношения;

порядок упразднения (реорганизации)

гриф утверждения;

печать.


3.5.2. Положение - правовой акт, регламентирующий, порядок образования, статус, род деятельности, основные задачи, функции структурных подразделений учреждения.

Положения о структурных подразделениях составляются руководителями подразделений и утверждаются директором. Эти положения позволяют устранить дублирование в функционировании управленческого аппарата.

Положениями определяется правовой статус временно организуемых комиссий, групп и т.п.

Основные реквизиты Положения:

название структурного подразделения учреждения, функции которого определяются Положением;

наименование вида документа (Положение);

дата и место издания;

заголовок к тексту:

содержание (текст), которое разбивается на основные разделы: общие положения, основные задачи, функции, права, руководство, взаимоотношения и связи, контроль, проверка и ревизия деятельности, порядок упразднения (реорганизации);

подпись руководителя структурного подразделения;

гриф утверждения;

печать.


3.5.3. Инструкции относятся к категории документов, содержащих разъяснения о том, как применять те или иные законы, постановления и другие нормативные акты, или определяющих порядок и условия осуществления какой-либо деятельности. Инструкция действует, как правило, в течение продолжительного времени в качестве постоянного руководства в практической работе.

Инструкция утверждается приказом или непосредственно директором. Наиболее целесообразно утверждать инструкцию приказом, т.к. в нем фиксируются все необходимые дополнительные сведения: срок введения в действие, ответственные исполнители, перечень документов, отменяемых в связи с выходом инструкции.

Текст инструкции, как правило, излагается в третьем лице или в безличной форме, в логической последовательности законченными разделами, иногда имеющими самостоятельные подзаголовки.

Основные реквизиты инструкции:

наименование учреждения, подчиненность вышестоящей организации (Минкультуры Чувашии), наименование структурного подразделения, название вида документа, дата, индекс, место издания, заголовок, подпись, гриф утверждения.


3.5.4. В учреждении важную роль играют должностные инструкции. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Должностная инструкция содержит следующие реквизиты:

наименование учреждения и его структурное подразделение;

наименование документа (должностная инструкция);

место издания;

текст (общие положения, функции, должностные обязанности, права, ответственность, взаимоотношения (связи по должности));

подпись;

гриф утверждения.


Должностная инструкция разрабатывается в структурном подразделении и утверждается директором.


3.5.5. Штатное расписание — правовой акт, определяющий структуру, численность и должностной состав работников учреждения с указанием должностных окладов.

Штатное расписание оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 альбомной ориентации с нанесением реквизитов:

наименование учреждения;

наименование вида документа (штатное расписание);

дата;

номер;

место составления;

заголовок к тексту (указывается год, на который составляется штатное расписание);

подпись;

гриф утверждения;

печать.

Текст штатного расписания составляется в табличной форме. Указываются наименования структурных подразделений и должностей, количество единиц по штату, должностной оклад, надбавки и месячный фонд зарплаты по должностным окладам. При необходимости штатное расписание может быть дополнено другими сведениями.

Подготовку штатного расписания осуществляет главный бухгалтер учреждения. Штатное расписание подписывается главным бухгалтером, утверждается директором учреждения, согласовывается с Минкультуры Чувашии.


3.5.6. Приказ - правовой акт, издаваемый директором учреждения для решения производственных или связанных с персоналом учреждения задач (приложение 5).

Обеспечение качественной подготовки проектов приказов и их согласование с заинтересованными сторонами возложено на специалиста по кадрам. Проекты приказов визируются исполнителем, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания, поручения. Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию. Приказы нумеруются порядковой нумерацией в пределах календарного года; приказы по основной деятельности, по личному составу нумеруются отдельно. Копии приказов или их размноженные экземпляры заверяются и направляют в бухгалтерию.

Основные реквизиты приказа:

наименование учреждения;

наименование вида документа – приказ;

дата;

номер;

место издания;

заголовок к тексту;

текст;

подпись;

визы.


Текст приказа может состоять из 2 частей: из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части указываются основания издания приказа, излагаются цели и задачи предписываемых действий. Констатирующая часть может отсутствовать, если причина издания приказа очевидна и не нуждается в разъяснении.

Констатирующая часть заканчивается словом «п р и к а з ы в а ю», которое печатается строчными буквами вразрядку.

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий. В последнем пункте распорядительной части проекта приказа может указываться должностное лицо, на которое возлагается контроль исполнения приказа в целом.

Приказ вступает в силу с момента его подписания.


3.5.7. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на совещаниях, конференциях, собраниях, заседаниях, комиссиях. Правильно оформленный протокол имеет юридическую силу и расценивается наравне с другими распорядительными актами учреждения (приложение 6).

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части указываются:

Председатель

Секретарь

Присутствовали – список присутствовавших или отсылка к прилагаемому списку присутствовавших, если их количество превышает 15 человек.

Вводная часть заканчивается повесткой дня – перечень рассматриваемых вопросов, перечисленных в порядке их значимости с указанием докладчика по каждому пункту повестки дня.

Вопросы в повестке дня протокола должны быть сформулированы в предложном падеже:

«О рассмотрении и утверждении сметы расходов на 2009 г.»

Форму изложения вопроса (доклад, сообщение и т.п.), должность и фамилию докладчика следует называть после формулировки вопроса:

«О работе по рассмотрению обращений, поступивших от граждан в 2008 г. Сообщение специалиста по кадрам Н.Н. Васильевой».


Протокольные записи докладов, выступлений и постановлений (решений) должны отличаться краткостью, ясностью и точностью формулировок.

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа по схеме: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ). Следом за порядковым номером вопроса пишется слово «Слушали», ниже с красной строки - фамилия и инициалы докладчика. Основное содержание докладов, сообщений, информаций помещается в тексте протокола или прилагается к нему.

Запись выступлений начинается с указания фамилии и инициалов выступающего, при необходимости указывается наименование представляемой им организации, например:

ВЫСТУПИЛИ:

Л.В. Николаева, инженер по охране труда - …

Затем кратко излагается суть выступления. В протоколе необходимо четко записывать те выступления, в которых содержится несогласие с основными положениями доклада, и особое мнение выступающего. Запись выступлений, как и запись докладов, не должна быть обязательно дословной, возможно также ее краткое изложение.

Постановление (решение) в протоколе приводится полностью. Окончательная формулировка постановления (решения) должна отражать дополнения и поправки, внесенные в процессе заседания.

Протоколы нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.

Заголовок к тексту, повестка дня, текст (без абзаца), слова «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ)», «Председатель», «Секретарь» в протоколе печатаются с нулевым отступлением от границы левого поля.


3.5.8. Контракты (договоры, трудовые соглашения и т.д.) - документы, представляющие собой соглашения сторон об установлении и регулировании каких - либо отношений. Характер сделки, условия и сроки выполнения работ, услуг или аренды, цена или оплата труда, гарантии, права и обязанности сторон - все это находит отражение в контракте.

При составлении и заключении контрактов следует уделять особое внимание юридической грамотности текста, детально освещать условия договорных отношений. Составными частями контракта являются:

наименование вида и заголовок документа (контракт на поставку, договор аренды и т.д.);

дата, место составления, номер;

наименования сторон (полные и сокращенные названия организаций);

предмет контракта (договоры, соглашения);

условия и сроки выполнения работ или услуг;

условия или сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

порядок приема - сдачи выполненных работ или услуг;

ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства (непредвиденные типы стихийных бедствий);

переход права собственности и риски;

порядок разрешения споров;

юридические адреса сторон (почтовые адреса, банковские реквизиты, номера телефонов, факсов);

подписи должностных лиц (с указанием должности и расшифровок подписей);

даты подписания и печати организаций.


Трудовой договор (контракт) заключается между учреждением и гражданином. Составными частями такого договора являются:

наименование вида документа;

дата, место составления, регистрационный номер;

указание сторон (наименование учреждения и фамилия, имя, отчество гражданина);

предмет договора;

срок договора;

обязательства гражданина;

обязательства учреждения;

оплата труда (заработная плата, надбавки, премии);

отпуска (основной, дополнительный);

условия изменения и расторжения договора;

порядок решения споров;

юридические адреса сторон;

подписи директора учреждения и гражданина;

Трудовой договор (контракт) заключается в письменной форме, заверяется печатью. Один экземпляр хранится в учреждении (в личном деле при его наличии) , второй - выдается на руки гражданину.


3.5.9. Справочно-информационные документы


К справочно-информационным документам, которые носят вспомогательный характер по отношению к организационным и распорядительным, относятся: справки, докладные и объяснительные записки, обзоры, сводки, акты, заключения, письма, телеграммы, телефонограммы и другие. Информация, содержащаяся в них, может побуждать к действию или может быть лишь принята к сведению.


3.5.9.1. Справки - документы, содержащие описание и подтверждение тех или иных фактов и событий, как правило, они подразделяются на две группы: с информацией о фактах и событиях служебного характера, выдаваемые заинтересованным организациям и гражданам и справки, удостоверяющие какой-либо юридический факт. Справки второй группы составляются специалистом по кадрам, в бухгалтерии и обязательно заверяются печатью (приложение 7).

Обязательными реквизитами всех видов справок являются: наименование учреждения, дата, адресат, текст, подпись. Подписывает справку должностное лицо, ее составившее и несущее ответственность за представленные сведения.


3.5.9.2. Докладная записка - документ, адресованный директору учреждения информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место событии или факте, о выполненной работе и содержащий выводы и предложения составителя. Она готовится как по инициативе автора, так и по указанию руководства. Цель инициативной докладной записки - принятие определенного решения, поэтому текст докладной записки делится на две части, в первой излагаются имевшие место факты или описывается ситуация, во второй - предложения, просьбы и т.п. Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок.

Докладные записки оформляются на листе бумаги формата А4 и имеют реквизиты: наименование структурного подразделения;

вид документа;

заголовок;

текст;

дата;

подпись составителя (приложение 8).


3.5.9.3. Объяснительная записка – документ, поясняющий содержание отдельных положений другого документа (проекта, плана, отчета и т.д.) или объясняющий причины какого-либо факта, события, поступка.

Как и докладные записки, они оформляются на чистых листах бумаги формата А4 с воспроизведением тех же реквизитов и подписываются составителем.


3.5.9.4. Актом называется документ, подтверждающий какой-либо юридический факт, событие, действие (приложение 9).

Акты, составляемые в подтверждение фактов, связанных с деятельностью учреждения, относятся к административным. Другие акты составляются в зависимости от каких-либо событий (смена руководства, несчастный случай на производстве и т.д.)

Составление актов поручается комиссиям, утвержденным приказами руководителя учреждения или распорядительными документами уполномоченного органа - Минкультуры Чувашии (акты ревизий и обследований деятельности). Нередко акты составляются постоянно действующими комиссиями (инвентаризационными, экспертными). В некоторых случаях к составлению актов привлекаются представители сторонних организаций или специально уполномоченные лица.

Акты содержат следующие реквизиты:

наименование учреждения;

дата;

номер;

место составления;

заголовок;

текст, состоящий из трех частей: вводной, констатирующей и заключительной (вводная часть – перечисляются должности, фамилии и инициалы лиц, участвующих в составлении акта, а также указывается основание для составления акта; констатирующая часть – излагаются цели, задачи и суть проделанной работы, результаты; заключительная часть – делаются выводы или даются конкретные предложения);

отметка о наличии приложений:

подписи лиц, составивших акт, и лиц, ознакомленных с ним; гриф утверждения;

указание количества экземпляров акта и адресаты, к которым они направлены.


3.5.9.5. Служебные письма – документы, образующиеся в деятельности учреждения в результате переписки со сторонними организациями, учреждениями, предприятиями, а также гражданами.

Текст письма должен быть лаконичным, последовательным, убедительным и корректным. Факты и события должны представляться объективно, а все стороны излагаемого вопроса должны освещаться с достаточной полнотой, кратко и ясно. Служебное письмо составляется по одному вопросу, несколько вопросов излагаются в одном письме только в случае их взаимосвязанности.

Текст письма чаще всего состоит из вводной и основной частей. Во вводной части указываются причины, вызвавшие составление письма, сопровождаемые ссылками на факты, даты, документы, например: «В ответ на Ваше письмо №01/17-295 от 15 февраля 2009 г. сообщаем, что в ГУК «Чувашский республиканский Дом народного творчества» проведена следующая работа по укреплению противопожарной защиты».

Во второй части письма формулируется его основная цель (предложение, просьба и т.д.):

«- проведен внеплановый инструктаж о мерах пожарной безопасности».

Письма оформляются на бланках установленного образца форматов А4. При составлении письма должны соблюдаться требования, изложенные в разделе 3.3.

Уважение к адресату выражается при помощи деепричастных оборотов типа: «тщательно изучив Ваши замечания…», «внимательно рассмотрев Ваши предложения…».

При обосновании просьб, как правило, используются устоявшиеся словосочетания и выражения: «В связи…», «В соответствии…», «В порядке обмена…». «В порядке исключения…» и т.п.

Причины принятия решения формулируются с помощью деепричастных оборотов: «Учитывая», «Считая», «Принимая во внимание», «Рассматривая», «Руководствуясь» и т. п.

Служебные письма по своему содержанию подразделяются на: просьбы, приглашения, напоминания, подтверждения, извещения, запросы, ответы, гарантийные, сопроводительные и т.д.

Письма-просьбы очень разнообразны. Нередко при изложении сути просьбы приходится давать некоторые пояснения:

«Просим Вас выслать наложенным платежом 2 экземпляра Трудового кодекса Российской Федерации от 2006 года для работы».

Письма-приглашения предлагают адресату принять участие в каком-либо проводимом мероприятии. Они могут быть адресованы как конкретным лицам, так и учреждениям. В них раскрывается характер проводимого мероприятия, указываются сроки проведения, условия участия в нем, проезда и размещения.

Письма-напоминания содержат указания на приближение или истечение срока исполнения какого-либо поручения, обязательства или проведения мероприятия. В таких письмах может говориться о мерах, которые будут приняты при невыполнении обязательств:

«Напоминаем, что согласно договору от 05.12.2008 №-121 Ваше предприятие должно было закончить монтаж оборудования к 10.11.2008. Предлагаем завершить предусмотренные договором работы до 30.12.2008. В противном случае будем вынуждены применить санкции за нарушение условий договора».

Письма-подтверждения содержат сообщения о получении какого-либо отправления (письма, бандероли, товаров, ценностей и т.п.) или о том, что ранее составленный документ остается в силе. Письмо может также подтверждать какой-либо факт, событие, действие, телефонный разговор. Текст таких писем начинается словами, образованными от глагола «подтверждать»:

«Подтверждаем получение запрошенной нами документации и благодарим за быстрое выполнение заказа».

Письма-извещения по своему характеру близки к информационным письмам. Они составляются для конкретного адресата и начинаются словами: «Сообщаем», «Ставим Вас в известность» и т.п.:

«Сообщаем, что срок подготовки к конференции составляет 20 дней».

Письма-запросы и письма-ответы следует рассматривать как форму реализации двусторонней или многосторонней связи. Характер информации в письме-запросе предполагает вариантность ожидаемой информации в письме-ответе. Поэтому в письмах-ответах необходимы ссылки на письмо-запрос и его тему, соблюдение идентичности языковых средств выражения и, прежде всего, терминологии.

В письмах-ответах излагается решение по поставленному в инициативном письме вопросу: принятие или отказ от предложения, просьбы. Ответ излагается в конкретной и четкой форме: все ли просьбы могут быть удовлетворены, в какой мере, в какие сроки. Если письмо содержит отказ, то он должен быть аргументирован:

«К сожалению, Ваша просьба не может быть удовлетворена по причинам…».

Письма-запросы посылаются в тех случаях, когда не представляется возможным решить какой-то вопрос лично или по телефону. Структура такого письма проста: сначала излагается суть дела, а затем ставятся те вопросы, на которые ожидается ответ адресата.

Гарантийные письма – документы, обеспечивающие исполнение изложенных в них обязательств. Здесь адресату обычно гарантируется оплата или предоставление чего- либо (место работы, сроки выполнения работ и др.). Эти письма имеют повышенную правовую функцию, поэтому изложение текста должно быть предельно четким и ясным:

«Просим Вас оказать помощь в разработке проектно-сметной документации. Оплату стоимости всех произведенных работ гарантируем».

В составе реквизитов данного письма может присутствовать вид документа «гарантийное письмо». Гарантийные письма имеют две подписи (директора учреждения и главного бухгалтера), которые заверяются печатью.

Сопроводительные письма составляются в случаях, если необходимо что-либо разъяснить или дополнить к приложенным документам: указать срок исполнения, разъяснить сложные моменты и т.п. Подтверждая факт отправки, сопроводительное письмо является в то же время надежным средством контроля за движением документов и материальных ценностей:

«В ответ на Вашу просьбу высылаем копию акта …».


3.5.9.7. Телеграммы – разновидность служебного письма, используются при необходимости установления срочной связи с адресатом и характеризуются предельной краткостью языка.

Телеграфный стиль требует выбора коротких, точных слов, использование сокращений. Количество глагольных форм должно быть минимальным, не употребляются прилагательные, союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если они не имеют смыслового значения и их отсутствие не искажает содержания. Знаки препинания обозначаются: тчк – точка, зпт – запятая, квч – кавычки, двтч – двоеточие. Цифровые данные в тексте рекомендуется писать словами.

Текст телеграммы печатается через 2 интервала прописными буквами на одной стороне листа. Исправления и переносы слов в тексте не допускаются. Исходящий регистрационный номер печатается после текста. Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца, указывается фамилия автора.


3.5.9.8. Телефонограмма – документ по оперативным служебным вопросам, передаваемый по телефону. Телефонограмма применяется для срочного оповещения о заседаниях, совещаниях, деловых встречах, каких-либо изменениях в запланированных мероприятиях и т.д.

Текст телефонограммы должен быть лаконичным, без труднопроизносимых слов, четким, с акцентом на факты, даты, время, место проведения, на вопросы, подлежащие обсуждению и т.д. На телефонограмме отмечаются фамилия лица, принявшего ее, и время. Передающий телефонограмму сообщает адресату свою фамилию, номер телефона и время.


3.5.9.9. Факс – документ, полученный по специальному аппарату (телефаксу) по телефонным каналам связи. Факс является копией переданного документа и относится к разновидности письма. По факсу могут быть переданы любые виды документов и приложения к ним: таблицы, чертежи, схемы, рисунки, фотографии.

Дополнительными данными, которые проставляет сам телефакс, являются: указание (код) отправителя, дата и время передачи, номер телефакса, с которого передана информация, количество страниц.

Отправитель факса должен получить подтверждение (CONFIRMATION REPORT) о том, что информация дошла до получателя: код организации получателя, номер телефакса получателя, дата, время и продолжительность передачи, количество полученных страниц (Р) и результат (RESULTS). Главной является графа «RESULTS» , в которой ставится «ОК» (о'кеу), если сообщение получено полностью и без ошибок, или «NG» (негатив), если имелись сбои во время получения факса.

Документ, передаваемый по телефаксу, должен иметь толщину линии изображения не менее 0,15-0,2 мм, величину букв не менее 2 мм, четкое изображение на белой бумаге форматом не более А4, в разброшюрованном виде и иметь поля по периметру не менее 15 мм.

3.6. Составление и оформление личных документов


При персональном обращении с заявлениями, предложениями, просьбами, жалобами, ходатайствами и т.п. к директору учреждения составляются документы личного характера, когда автором документа является гражданин. К таким документам относятся: заявление, резюме, автобиография, расписка, доверенность (личная) и т. д. Текст их может быть произвольным и составляется самим автором, но обязательными реквизитами являются: название вида документа, дата, подпись.


3.6.1. Заявление – документ, содержащий просьбу или предложение и адресованный должностному лицу. Заявление имеет следующие реквизиты:

наименование учреждения;

должность;

фамилия, имя и отчество заявителя;

название документа;

дата;

адресат;

текст;

подпись.


Отдел координационно-аналитической работы


Методист по мониторингу КДД

Е.С. Осипова

Директору

ГУК «Чувашский республиканский

Дом народного творчества»

В.С. Бондареву



1   2   3   4   5   6   7



Похожие:

Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации (с изменениями от 27 мая 2004 г.) I. Общие положения
Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Вооруженных Силах Российской Федерации
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconГук яо «Областной Дом народного творчества» Информация 20 февраля 2010 г в Му «Дворец культуры»
Му «Дворец культуры» Угличского муниципального района состоялся заключительный концерт областного фестиваля-конкурса патриотической...
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области общие положения
Утвердить прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Смоленской области
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconГук смоленский областной центр народного творчества
Для духовного возрождения нации мы, работники культуры, должны беречь и охранять традиционную культуру, передавать её от поколения...
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconМуниципальное образовательное учреждение дополнительного образования детей Дом детского творчества публичный доклад
Мы часто говорим: наш Дом детского творчества как настоящий город, в котором интересно детям и взрослым
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconПоложение о IX санкт-Петербургском международном конкурсе
Министерство культуры рф; Государственный Российский Дом народного творчества; Комитет по культуре Санкт-Петербурга; Комитет по культуре...
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconИнструкция по делопроизводству в Администрации Дорогобужского городского поселения Дорогобужского района Смоленской области
Настоящая Инструкция разработана в целях совершенствования системы делопроизводства, повышения эффективности работы с документами,...
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения icon«Народной волей Русь сильна» Общие положения
Дню согласия и примирения и 400-летию народного ополчения К. Минина и Д. Пожарского
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconПоложение об Областном конкурсе семейного творчества «семьяцветик» Общие положения
Настоящее Положение определяет цели, задачи, категории участников, условия, порядок организации и проведения Областного конкурса...
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconДокументи
1. /ИНСТРУКЦИЯ по делопроизводству.DOC
Инструкция по делопроизводству в гук «Чувашский республиканский Дом народного творчества» Общие положения iconПоложение об областном конкурсе детского творчества «Зеркало природы» Общие положения
Настоящее положение разработано в целях организации и проведения областного конкурса детского творчества «Зеркало природы»
Разместите кнопку на своём сайте:
Документы


База данных защищена авторским правом ©lib3.podelise.ru 2000-2013
При копировании материала обязательно указание активной ссылки открытой для индексации.
обратиться к администрации
Лекции
Доклады
Справочники
Сценарии
Рефераты
Курсовые работы
Программы
Методички
Документы

опубликовать

Документы